Spülplan-Vorlage Trinkwasser: Pflicht-Felder & Layout

Wofür brauche ich eine Spülplan-Vorlage?

Eine Spülplan-Vorlage ist kein Selbstzweck — sie ist der Nachweis, mit dem Sie gegenüber dem Gesundheitsamt, einem Sachverständigen oder einem akkreditierten Labor belegen, dass Sie Ihre Trinkwasser-Installation pflichtgemäß betreiben. DVGW W 551 konkretisiert die Pflicht aus § 13 TrinkwV, die Anlage nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik zu betreiben; die Dokumentation jeder Spülung an jeder Entnahmestelle ist der Nachweis dafür. Eine konsistente Vorlage sorgt dafür, dass die Dokumentation nicht zur Interpretation wird: jede Spülung wird mit denselben Feldern erfasst — egal wer sie durchführt.

Pflicht-Felder (Mindest-Umfang nach DVGW W 551)

Die folgenden Felder gelten als Mindest-Umfang einer DVGW-W-551-konformen Spülplan-Vorlage. Fehlt eines dieser Felder, ist das Protokoll im Audit nicht verwertbar.

• Liegenschaftsadresse und eindeutige Entnahmestellen-Bezeichnung
• Datum und Uhrzeit der Spülung — die Uhrzeit ist Pflicht, weil daraus die Zeit seit der letzten Spülung berechnet wird
• Dauer der Spülung in Minuten
• Art der Spülung (Stagnationsspülung, Leerstandsspülung, thermische Desinfektion)
• Warmwassertemperatur am Einlass und am Auslass der Entnahmestelle
• Kaltwassertemperatur
• Name der durchführenden Person
• Unterschrift oder digitale Bestätigung der durchführenden Person

Empfohlene Felder (weniger Rückfragen im Audit)

Über die Pflicht-Felder hinaus haben sich einige zusätzliche Angaben bewährt. Sie beschleunigen das Audit, weil sie die häufigsten Rückfragen des Gesundheitsamts vorwegnehmen.

• Fotobeweis der geöffneten Zapfstelle — entkräftet die Frage ‚Wurde wirklich gespült?‘
• GPS-Koordinaten der Entnahmestelle für Liegenschaften mit mehreren Anschlusspunkten
• Verwendetes Spül-Volumen in Litern
• Durchflussmenge in Litern pro Minute
• Anomalie-Vermerk (z. B. ‚Brause verkalkt — Spüldauer verlängert auf 8 Minuten‘)
• Verwendetes Desinfektions-Mittel bei thermischer Desinfektion oder chemischer Desinfektion

Felder, die Sie weglassen können

Nicht jedes Feld, das in Excel-Vorlagen aus dem Internet kursiert, ist tatsächlich Pflicht. Die folgenden Angaben sind in der Praxis überflüssig — sie blähen die Vorlage auf, ohne Audit-Mehrwert.

• Wetter und Außentemperatur — irrelevant für die Spülung
• Detaillierte Stimmungs-Notizen des Haustechnikers — nicht prüfbar
• Wartungs-Firma und Auftragsnummer — gehört in den Wartungs-Vertrag, nicht in den Spülplan
• Lieferanten von Verbrauchsmaterial (Einweg-Handschuhe, Desinfektions-Mittel) — gehört in die Bestell-Dokumentation
• Kosten der Spülung — nicht Teil der Trinkwasserhygiene-Dokumentation

Layout-Vorschlag für die Vorlage

Ein praxistaugliches Layout ist tabellarisch: eine Zeile pro Spülung pro Entnahmestelle, mit allen Pflicht-Feldern als Spalten. Pro Liegenschaft eine eigene Tabelle, pro Entnahmestelle eine eigene Zeile. Wer die Vorlage als Excel betreibt, sollte mit Dropdown-Listen für die Spül-Art arbeiten — das verhindert Tippfehler und beschleunigt die Eingabe. Wer die Vorlage als digitales Tool betreibt, kann die Felder automatisch validieren und fehlende Pflicht-Felder schon bei der Eingabe markieren.

Kostenlose Vorlage versus digitales Tool

Eine kostenlose Excel-Vorlage erfüllt formal die Pflicht — sie hat aber drei praktische Nachteile: keine Zeitstempel bei manueller Eingabe, keine Fotobeweise, keine Erinnerung an überfällige Spülungen. Digitale Spülplan-Tools — wie der im WasserNorm-Hub gelistete Spülplan-Manager — lösen diese drei Nachteile und liefern den Audit-Export als fertiges PDF. Für Hausverwaltungen mit mehr als 10 Liegenschaften ist die digitale Variante in der Regel wirtschaftlicher als die Excel-Pflege.